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5 erros a serem evitados na organização de eventos

Quem faz organização de eventos sabe que trabalhamos com o imprevisível: os fornecedores podem falhar, os convidados podem não gostar da comida ou o som pode não agradar os anfitriões. Por isso, o ideal é que tudo seja feito por profissionais de qualidade, que diminuirão o risco do seu evento não ser um sucesso.

Sabemos que imprevistos acontecem, mas é fundamental fazer atenção aos detalhes e evitar qualquer situação que não possa ser controlada.

organização de eventos

Confira, então, cinco erros que podem acontecer na organização de eventos.

Não planear bem

Planear um evento é a chave para que o sucesso comece. É um processo que envolve etapas e a criação de uma checklist pode ajudar. Coloque em um mapa tudo o que precisa ser feito e todos os dados necessários, como tempo de execução, investimento e fornecedor. Isto deve ser feito ainda na concepção do evento e actualizado durante todo o tempo até a data escolhida.

Não ter um plano B
Imprevistos acontecem a todo tempo e deve-se estar preparado para enfrentá-los. Por exemplo, uma quinta para casamentos com cerimónia no exterior: é necessário pensar em alguma alternativa para o caso de chuvas no dia. Ou então, contar com equipamentos reservas antes de uma apresentação em um evento empresarial.
Organizar eventos é trabalhar com opções, por isso, tenha fornecedores de confiança: assim, você pode procurá-los sempre que precisar, o que ajuda a não comprometer a qualidade do seu evento.

Não ser pontual
Se está marcado o início de uma palestra às 15h, não é possível que comece às 16h; ou então que o jantar seja servido às 21h30, ao invés das 21h. Além disso, os profissionais que estão a trabalhar para que tudo corra bem no evento não podem chegar junto com os convidados.

Revise a agenda um dia antes do evento. Não cumprir com o cronograma é sinal de falta de organização. Analise todos os detalhes das actividades e evite transtornos.

organização de eventos

Problemas na divulgação
Se o evento que está a organizar é um aniversário ou um casamento, entregue os convites com, pelo menos, dois meses de antecedência. Caso seja um evento empresarial, o planeamento de divulgação deve ser de três a oito meses antes da data do evento.

Além disso, conheça o público do seu evento para saber quais canais é necessário utilizar para não ter falhas.

Ausência de serviços
Uma festa de criança tem que ter serviços básicos para os miúdos, como um espaço próprio para os menores, brinquedo e serviço de animação. Já em eventos empresariais é necessário verificar a necessidade de um tradutor.

A Imppacto é uma empresa de organização de eventos com bastante experiência no mercado e conta com várias recomendações e testemunhos. Podemos ajudá-lo a tornar o seu casamento um momento inesquecível.

A Imppacto Catering & Eventos tem espaços exclusivos para o seu evento. Desde quintas para casamentos até espaços parceiros para reuniões e convenções. Adequamos os nossos serviços à proposta do seu evento.

Contacte-nos se estiver interessado em fazer festas de casamento ou eventos empresariais de sucesso!

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